Perché le grandi aziende dovrebbero usare i servizi legali online?

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Questa era una delle prime domande che ci facevamo all’inizio a LAWGATE. Vogliamo seguire la solita strada standard e incatenare i nostri processi ad un ufficio fisico? O vogliamo scegliere un modo più flessibile di gestire le cose? Perché i clienti e gli studi legali dovrebbero essere interessati a chiedere o fornire servizi legali online?

Un esempio di vita reale

Prendiamo ad esempio il nostro amico Mario Rossi e come inizia la sua giornata. Un’altra giornata invernale buia e umida, mentre il nostro Mario Rossi va a lavorare nel suo studio legale in centro. Dopo avere perso un mucchio di tempo bloccato nel traffico, perde ancora mezz’ora per trovare un parcheggio: sfortunatamente a causa di un cantiere il suo parcheggio riservato è chiuso.
Stanco ed esaurito arriva alla sua scrivania nell’ufficio open space e si ritrovare ad ascoltare le chiamate e gli starnuti dei colleghi più rumorosi. E già…è di nuovo stagione di influenza, con batteri e coronavirus che imperversano tra la folla. Ma aspettate, perché le cose devono essere così per forza?

Scene quotidiane di pendolarismo in una grande città

Per noi la risposta a questa domanda è chiara…il lavoro online.

Gli aspetti positivi dei servizi legali online

  • La produttività al lavoro è potenzialmente più alta data la mancanza di distrazioni. Quando le persone devono eseguire lavori complessi, specializzati e creativi, è importante avere dei periodi tempo abbastanza lunghi senza interruzioni.
  • Gli impiegati possono vivere anche molto lontano dal posto di lavoro, cosa che può migliorare molto la loro qualità di vita. Siccome gli affitti fuori dei centri città sono di norma molto più bassi, possono avere a disposizione più reddito da spendere per altre cose.
  • Gli impiegati sono generalmente in migliori condizioni di salute. Sono meno esposti a mezzi pubblici sovraffollati e al rischio di contrarre un’influenza, coronavirus o altre infezioni. Inoltre non c’è lo stress da traffico e da parcheggio e il rischio di incidenti stradali, per chi non fa uso dei mezzi pubblici.
  • I datori di lavoro possono risparmiare un bel po’ sugli affitti dato che hanno bisogni di uffici molto più piccoli. Inoltre una minor domanda di nuove costruzioni commerciali può ridurre molto l’impatto ambientale.
  • Una struttura decentralizzata è molto più resistente nei confronti di catastrofi come alluvioni, uragani, forti nevicate o epidemie. Inoltre offre vari benefit agli impiegati. Ad esempio sono più liberi nella scelta di quando e soprattutto dove andare in vacanza.
  • Proteggere l’ambiente e risparmiare risorse. Questo aiuta specialmente se si vuole andare verso l’ufficio “paperless”. A LAWGATE facciamo di tutto per evitare la carta il più possibile: al momento usiamo documenti cartacei per meno dell’1% del nostro lavoro. Uno dei nostri obbiettivi chiave è aiutare gli avvocati a ridurre il loro impatto ambientale mentre interagiscono coi clienti. Ci siamo specializzati nella facilitazione dei servizi legali internazionali e vogliamo aiutare i nostri clienti ad eliminare i viaggi non necessari.

Le sfide dei servizi legali online

  • Le aziende devono prima di tutto creare una cultura di smart working. Un punto chiave è chiarire che non lavorare fisicamente in un ufficio non significa oziare senza freni. Questo sembra essere il deterrente maggiore, che forse spiega la piccola percentuale di aziende che adottano il telelavoro. Uno studio recente del Politecnico federale di Zurigo (ETH) ha confermato che solo una piccola parte delle aziende svizzere usa lo smart working. Noi di LAWGATE vogliamo favorire il successo dello smart working fornendo assistenza e processi su misura per servizi legali online.
  • In molti paesi, la cultura dello smart working sfida lo status quo e le norme culturali relative al lavoro. Questo è un altro grosso deterrente perché la gente in genere ama la stabilità e, a parte eventi eccezionali, raramente ci sono grandi cambiamenti nella nostra routine quotidiana.
  • Le aziende devono definire i processi fondamentali e le infrastrutture per il lavoro a distanza. Per esempio, non molti studi legali si sentirebbero tranquilli a passare allo smart working immediatamente. La transizione dal tradizionale lavoro in ufficio alla fornitura di servizi legali online richiede un grosso sforzo. Bisogna mettere in piedi un’infrastruttura per la video conferenza, la chat, la gestione dei clienti, l’archiviazione e la gestione dei pagamenti. LAWGATE ad esempio fornisce un sistema con video conferenza, chat e pagamento integrato, tutto in un posto solo, su un solo sito web.

Conclusioni

In molte grandi aziende di servizi e grandi multinazionali, l’uso di internet e la collaborazione tra paesi e culture diverse è già la prassi. Ormai la fissazione per il lavoro in un ufficio fisico parrebbe un relitto dell’era pre-internet. Prima dell’avvento di internet, gli impiegati dovevano davvere essere fisicamente nello stesso posto per collaborare. Non c’erano altri mezzi, o erano molto ridotti, di condividere il loro lavoro e di comunicare facilmente. I tempi sono cambiati e fare ora lo smart working può dare all’azienda grossi vantaggi finanziari e di produttività.

A LAWGATE, incoraggiamo una spinta forte e decisa verso lo smart working. Assistiamo gli avvocati a fornire i loro servizi legali online senza complicazioni tecnologiche.

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